Doorontwikkeling managers en medewerkers
De ontwikkelingen vanuit programma Buurten en het implementeren van de Omgevingswet vragen een doorontwikkeling van de houding en het gedrag van de betrokken medewerkers en managers. Hierbij staan centraal: (1) samenwerking, (2) werken vanuit de bedoeling, niet vanuit regels en procedures, en (3) kunnen variëren in rolneming. Hiertoe zullen we in 2018 een praktijkgericht ontwikkeltraject ‘Lerende Organisatie’ starten. In begrotingsprogramma 4, bij ‘Effectief en efficiënt bestuurde stad’, onder ‘2. Verandering rolneming bestuur en organisatie’ leest u hier meer over. Het ontwikkeltraject zal worden bekostigd uit het concern-opleidingsbudget.

Sociaal werkgeverschap
Hilversum heeft als doelstelling om in 2025 tenminste 10 mensen uit het doelgroepregister in dienst te hebben. Sinds 1 januari 2015 hebben we meerdere pogingen gedaan om mensen uit het doelgroepregister in dienst te nemen. Door meerdere oorzaken heeft dat in eerste instantie niet tot het gewenste resultaat geleid. Een andere werkwijze heeft in de eerste helft van 2017 geleid tot de plaatsing van 4 mensen. Het doel voor 2018 is 5 mensen uit het doelgroepregister in dienst te hebben. Het budget hiervoor bedraagt in 2018 € 100.000 (oplopend naar € 225.000 in 2025).

Privacy en informatiebeveiliging
Als gevolg van de Europese privacywetgeving van mei 2016 moet onze organisatie in 2018 een onafhankelijke ‘privacy officer’ hebben. Vooruitlopend op de wetgeving hebben we deze rol voor de jaren 2016 en 2017 tijdelijk ingevuld, om daarmee een verbeterslag te kunnen maken en ons goed voor te kunnen bereiden op deze nieuwe wetgeving. In 2017 gaan we ons inzetten om samen met de regiogemeenten deze functie structureel in te vullen. Dit maakt een fulltime functie mogelijk en vergroot de gewenste onafhankelijkheid van de functionaris. Mocht regionale invulling niet slagen, dan vullen we de rol binnen onze organisatie in.
In 2016 hebben we door middel van workshops, phishing tests en mystery guests een proef gedaan met het voeren van een uitgebreide bewustwordingscampagne informatieveiligheid en privacy. Op basis van de positieve ervaringen hieruit en de noodzaak om scherp te blijven op deze onderwerpen, hanteren we deze initiatieven vanaf 2017 als een structurele activiteit. Hiertoe is met Begroting 2017 een budget gereserveerd voor informatieveiligheid: voor de inhuur van de functionaris, de bewustwordingscampagne en de jaarlijks uit te voeren (externe) audits.
In 2018 laten we enkele van de in 2017 ingevoerde technische beveiligingsmaatregelen testen. De in de periode van april 2018 tot april 2019 te behalen doelen met betrekking tot informatiebeheer en informatieveiligheid werken we uit in het eerste kwartaal van 2018 (in overeenstemming met de Archiefverordening 2013 en het Informatiebeveiligingsbeleid 2015-2018).

Inzicht in vastgoed
Op 7 juni 2017 heeft de raad een amendement aangenomen dat stelt dat er een Plan van Aanpak moet komen voor de implementatie van alle aanbevelingen voortkomend uit het ‘Rekenkameronderzoek Vastgoedbeheer’ dat op 26 april is gepubliceerd. Deze aanbevelingen sluiten aan bij de doelstellingen van het project Basis Op Orde, waar het team Vastgoed & Installaties eerder in 2017 mee is gestart. In het kader van deze paragraaf is met name de vijfde aanbeveling relevant: “de vastgoed- en financiële informatie in [..] een [..] Vastgoed Management Informatiesysteem op orde te brengen en [..] daarvoor de benodigde capaciteit beschikbaar te stellen”.
Het doel van het project Basis Op Orde is het vastgoedbeheer zo in te richten dat (1) de kans op fouten kleiner wordt (risicomanagement), (2) er op eenvoudige wijze (weinig handelingen) betrouwbare vastgoedrapportages gemaakt kunnen worden voor het bestuur; (3) er op basis van inzicht gestuurd kan worden op het exploitatieresultaat (kosten, opbrengsten, en het verschil daartussen). Dit betekent onder meer: het opstellen van een moederlijst van alle objecten, het inrichten van de administratie, het vaststellen van werkprocessen, de aanschaf van een vastgoedbeheersysteem en zorgen voor voldoende capaciteit.
Onder programma 5 is € 15.000 begroot voor een licentie op een vastgoedbeheersysteem en € 50.000 voor de inhuur van capaciteit.

Inzicht in inhuur
Inhuur is een complexe aangelegenheid. Er zijn allerlei soorten inhuur: (a) ter vervanging van zieke medewerkers; (b) voor de tijdelijke opvulling van moeilijk vervulbare vacatures; (c) voor een klus die specialistische expertise vereist, die we niet ‘in huis’ hebben; (d) voor kortdurende projecten, ter uitvoering van politieke wensen, waarvoor binnen de normformatie geen capaciteit is; (e) voor werkzaamheden die worden bekostigd uit een externe geldstroom waarvan de continuïteit onzeker is; (f) voor werk dat structureel is, maar ten behoeve waarvan er (nog) geen toestemming is voor uitbreiding van de normformatie, en waarbij we de wet overtreden als we het werk niet, of niet op tijd, verrichten – denk aan het afhandelen van aanvragen voor ondersteuning op grond van de Participatiewet of de Wmo.
Bij de jaarrekening 2016 bleken de uitgaven voor inhuur meer dan € 3 miljoen hoger dan voorzien, zonder dat de raad tussentijds was ingelicht. De wethouder verantwoordelijk voor P&O heeft naar aanleiding daarvan aan de raad toegezegd dat hij (1) hij in het vervolg de raad zal informeren als er meer wordt ingehuurd dan voorzien; (2) hij daarbij inzichtelijk zal maken waar de overschrijding heeft plaatsgevonden; (3) als er beleidsmatige keuzes worden gemaakt, die keuzes worden voorzien van de personele gevolgen die bij die keuzes horen. (T17/168). Om deze toezegging gestand te doen, is in de zomer van 2017 een project gestart om de inhuur beter in kaart te brengen. Het doel van dit project is om te zorgen dat we maandelijks een actueel inzicht in de inhuur hebben – zowel geboekte kosten, aangegane verplichtingen als prognoses tot het jaareinde. Het moet steeds duidelijk zijn waar er overschrijdingen zijn of dreigen, en om wat voor soort inhuur het dan gaat. Het college kan dan beter sturen op de inhuur die een gevolg is van incidentele politieke wensen, de directie kan beter sturen op de ‘bedrijfsvoeringsinhuur’ (borgen van de continuïteit van de lopende werkzaamheden).

Inzet op een datagedreven organisatie
De gemeente wil zich ontwikkelen naar een netwerkorganisatie waarin open data-uitwisseling een belangrijke pijler is. Data stelt ons in staat om beter te monitoren, te voorspellen, de effectiviteit van interventies te beoordelen, en te leren. Doelen van (ster)programma’s kunnen versneld worden gerealiseerd.
In samenwerking met drie marktpartijen maken we in 2018 een open data platform. Dit wordt de basis voor een Smart City ontwikkeling waarin bewoners, bedrijven en de gemeente met behulp van digitale technologie gezamenlijk werken aan een leefbare stad. Voor de gemeente zelf zal dat platform in eerste instantie vooral bruikbare informatie bieden voor de Omgevingswet en de sterprogramma’s Buurten, Centrum en Media. Eind 2018 zal er op het platform informatie beschikbaar zijn over buurtpeilingen, wijkmonitoren, buurtinitiatieven, projecten en de pilot Omgevingswet. De jaarlijkse kosten voor het platform bedragen € 60.000.
Op dit moment is er in onze organisatie geen centrale datastrategie, met als gevolg (1) te veel versnippering en (2) te veel éénmalig gebruik. We gaan een centrale dataomgeving opzetten met als uitgangspunt: éénmalige vastlegging, op zodanige wijze dat meervoudig gebruik mogelijk is. Dit vereist extra personele inzet in 2018, waarvoor we € 80.000 uittrekken.

Samenwerking met Gooise Meren
De samenwerking met de gemeente Gooise Meren concentreert zich vooralsnog op twee terreinen: (1) ‘Streekarchief’ en (2) ICT. Daarnaast wisselen we kennis en ervaring uit op het gebied van personeel en organisatie.
Ad 1. In 2018 willen we komen tot een fusie of een verregaande samenwerking van de archiefdiensten van Gooise Meren en Hilversum. Zo zijn we beter in staat om te voldoen aan de wettelijke eisen en kunnen we de archivering en de dienstverlening verder optimalieren. Of het fusie of samenwerking wordt, hangt af van wat de raden van de twee gemeenten besluiten in het najaar van 2017.
Ad 2. In 2018 willen we op het gebied van ICT het volgende samen gaan doen:

• een gezamenlijke ICT-helpdesk starten;
• het delen van elkaars ICT ruimte, zodat we, indien nodig, een beroep kunnen doen op elkaar. Hiertoe wordt een netwerkverbinding aangelegd tussen Hilversum en Gooise Meren. In 2018 wil I ² CT een van haar datacenters verhuisd hebben naar Gooise meren.

Of we ook op andere onderdelen van de bedrijfsvoering stappen zullen zetten in de samenwerking met Gooise Meren , is afhankelijk van de besluitvorming van de provincie Noord-Holland in het kader van de Wet ARHI (Algemene regels herindeling). In november 2017 neemt de provincie een besluit of er wel of geen herindeling komt in onze Regio.

Financieel beheer en AO/IC
Met ingang van 2019 zal niet langer de accountant, maar het college een rechtmatigheidsverklaring moeten afgeven betreffende de jaarrekening. De accountant zal zich beperken tot een verklaring over de ‘getrouwheid’ (zeg: of de cijfers kloppen).
In Hilversum willen we ons echter niet beperken tot rechtmatigheid. We willen dat het college een ‘in control verklaring’ of ‘verklaring van goed bestuur’ kan afgeven (zie financiële verordening Hilversum 2018, artikel 24). Er is sprake van ‘goed bestuur’ als de bedrijfsvoering op alle niveaus dusdanig op orde is dat met redelijke mate van zekerheid kan worden gesteld dat de doelstellingen (strategisch, operationeel, rapportage, compliance ) worden gerealiseerd. Daarvoor is het volgende nodig:

• De bedrijfsprocessen zijn effectief en efficiënt ingericht; we doen de goede dingen en we doen de dingen goed;
• Er is sprake van een effectief besturingsmodel; er is sprake van relevante, juiste en actuele informatievoorziening zodat de planning- en controlcyclus goede handvatten biedt om te sturen;
• De relevante wet- en regelgeving wordt nageleefd (rechtmatigheid; ‘compliance’);
• We hebben een actief risicomanagement.

Om dit te bereiken moeten er flinke professionaliseringsstappen worden gezet op het gebied van de interne beheersing (waaronder interne controle) in zowel de eerste lijn (primaire processen), de tweede lijn (beheersingsfuncties: financial control , business control , kwaliteitsmedewerkers) en de derde lijn (auditfunctie: concern control , VIC) gezet worden. In 2018 zullen we de in 2017 ingezette weg vervolgen. Aan het eind van 2018 zal tenminste driekwart van de risicovolle primaire processen beschreven zijn, zullen risico-analyses een vast onderdeel van de marap-burap-cyclus zijn en zal de applicatie Yellow Tail ons helpen bij het monitoren van de risico’s en de getroffen beheersmaatregelen.

Borging bedrijfszekerheid
Verouderde hardware en software vormen een risico voor de bedrijfscontinuïteit en de veiligheid van  informatie. Beide punten pakken we aan. De hardware van ons gemeentelijke netwerk is verouderd. Vervanging van de apparatuur is geen wens, maar een noodzaak, om de beschikbaarheid van ons netwerk te waarborgen en verstoringen in onze gemeentelijke dienstverlening te voorkomen. De verwachting is dat de vervanging van de netwerkapparatuur in het eerste halfjaar van 2018 wordt afgerond.

Wat betreft software zijn er twee sporen: (1) Verwijdering en waar nodig vervanging van verouderde applicaties. Dit moet begin 2018 worden voltooid, want op de nieuwe hardware kunnen de oude applicaties niet meer draaien. (2) Voorkomen dat we in de toekomst weer met verouderde applicaties komen te zitten. In het eerste halfjaar van 2018 wil team I ² CT van elk softwarepakket in kaart hebben wanneer het vervangen of uitgefaseerd gaat worden. I ² CT wil in 2018 verder gaan met het versterken van dit zogeheten application life cycle management . I ² CT wil voor eind 2018 Microsoft Windows 10 Microsoft Office 2016 op de werkplek gaan introduceren.

Het aantal fte’s van de gemeentelijke organisatie stijgt in 2018 met 42,97 fte ten opzichte van 2017.
Dit wordt veroorzaakt door WINST (Sociaal Plein + 27,22; referentie 7) en een aantal concrete wensen die zijn vastgesteld bij de Kadernota:

1. Directie: 3,5 fte t.b.v. VIC (Verbijzonderde Interne Controle) en een verschuiving;
2. Beleid & Organisatie: 4,35 fte extra fte t.b.v. OOV ondermijning, Cultuur, Sport, PGA expert, Projecten.
3. Interne Advisering: +3,6 fte als gevolg van formalisering inkoopadviseurs en applicatiebeheer Ibabs en een verschuiving van PuZa naar IA;
4. Interne Dienstverlening: +1,7 fte in het kader van digitalisering;
5. Openbare ruimte: per saldo -0,4 fte door de overheveling van uitvoeringstaken in de groenvoorziening naar SBS en de uitbreiding van formatie ten behoeve van Basis op Orde (vastgoed), toezicht openbare ruimte en buurten, en Egelshoek.
6. Publiekszaken: +3 fte. Deze uitbreiding heeft te maken met handhaving, de toenemende vraag bij vergunningverlening, en de verbetering van de dienstverlening.
   

Het aantal fte’s van de griffie stijgt ten opzichte van 2017 met 1,57. Deze uitbreiding is het resultaat van: (1) de overdracht van 1,1 fte van de afdeling ID naar de griffie, (2) het instellen van de kinderraad en de kinderburgemeester, en (3) de uitbreiding van de griffie conform de afspraken met de werkgeverscommissie.

De stijging van de loonsom wordt veroorzaakt door (1) formatie-uitbreiding (zie de tabel bij 3.1) en (2) de loonstijging van 3,25% conform de CAO.
Toelichting referenties:

1. Het bedrag in de vierde kolom betreft de kosten voor voormalige medewerkers van de organisatie onder de gemeentesecretaris. Er staan alleen kosten bij de afdeling Interne Advisering, omdat de kosten administratief bij die afdeling worden verantwoord.
2. Het bedrag in de vierde kolom betreft de wachtgelden van voormalige collegeleden.

De huisvestingslasten bestaan uit (1) de kapitaallasten (afschrijvingen + rente) van panden in ons bezit en in eigen gebruik, (2) de onderhouds- en energielasten van die panden, en (3) huurlasten (bijvoorbeeld voor het pand in de Wilhelminastraat).

De ICT-lasten bestaan in hoofdzaak uit de kosten van kantoorautomatisering (hardware) en licentie- en onderhoudskosten (software).